در تعریف، «گزارش» سند یا بیانیه‌ای است که اطلاعاتی با ساختار معین به مخاطب مشخص ارایه می‌کند. در جای دیگر، برای چگونگی اثربخشی گزارش، اشاره شده که گزارش «جستاری» است که در رابطه با یک «پرسش» به نگارش در می‌آید. اما به طور ساده، برای شناخت بهتر گزارش، و چگونگی گزارش‌نویسی، و به ویژه، برای تمرین و شروع کار، شایسته است گزارش از نگاه «مخاطب» دیده شود؛ «گزارش یک گفتگو است!» به بیان دیگر، شاید بتوان آنچه مخاطب در گزارش می‌بیند، می‌شنود و دریافت می‌کند را پیش‌تر فهمید، و از این راه، در زمان و هزینه کم، به گزارشی مفید و موثر دست یافت. 

برای تهیه و تدوین گزارش، روش‌ها و رویکردهای مختلف پیشنهاد شده که وابسته به مخاطب گزارش، نوع و موضوع گزارش، توانمندی نویسنده، متفاوت بوده است. اما، اگر تهیه و تدوین یک گزارش، که کاری است در محدوده‌ی زمانی شروع و پایان، به عنوان یک پروژه درنظر گرفته شود، روش ساده، عمومی و استاندارد مدیریت پروژه (PMBOK) که چهار گام دارد، می‌تواند متناسب با گزارش‌های علمی و آکادمیک درنظر گرفته شود:

  ۰- شناسایی
در گام نخست (گام صفر)، به شناسایی الزام‌ها، مخاطب، پرسش‌(ها) و زمان‌ آغاز و انجام گزارش پرداخته می‌شود. 

  ۱- ساختار
مرحله ساختار به طراحی الگو (فرم و فرمت) و ساختار (فهرست و بخش‌بندی) گزارش می‌پردازد.
برای اطلاع از الگو (فرمت) پایان‌نامه راهنمای نگارش پایان‌نامه کتابخانه دانشگاه صنعتی امیرکببر را ببینید.

  ۲- نگارش
نوشتن متن و تولید محتوای گزارش در این گام به انجام می‌رسد. 

 ۳- ویرایش
کارهای مربوط به تدوین متن و محتوای گزارش، و ویرایش مفهومی و دستور زبانی گزارش در این گام انجام می‌شود.